Tugas terstruktur                                                                                         Dosen pembimbing

Administrasi dan Supervisi Pendidikan                                        Gusma Afriyani.S.Ag  M.Ag

ADMINISTRASI KESISWAAN

DI SUSUN OLEH

TASWIRUDIN

NIM 1101110184

JURUSAN PENDIDIKAN AGAMA ISLAM

FAKULTAS TARBIYAH DAN KEGURUAN

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SULTAN SYARIF KASIM RIAU

PEKANBARU

2011

BAB I

PENDAHULUAN

1.1    Latar Belakang

Administrasi memiliki arti usaha dan kegiatan yang meliputi penetapan tujuan serta penetapan cara-cara pemerintahan, atau kegiatan kantor dan tata usaha. Kebanyakan orang berpendapat bahwa administrasi hanya dianggap sebagai kegiatan tulis-menulis dan pembukuan keuangan. Padahal secara teoritis kegiatan administrasi lebih luas dari pada itu. Bukan saja sebagai kegiatan pendukung dalam melengkapai kegiatan yang ada di lapangan. Pandangan demikian itu tidak sepenuhnya juga benar.

Pelaksanaan administrasi dalam bentuk tulis-menulis atau lebih dikenal dengan ke-Tata Usahaan di sebuah lembaga pendidikan mempunyai peranan yang sangat penting, terkait di berbagai bidang, baik pencatatan, maupun surat menyurat bahkan masalah hukum, sosial maupun ekonomi dan lain-lain, sehingga tidak bisa dipandang kurang penting fungsinya. Lebih-lebih produk administrasi yang berupa dokumen seperti Ijazah, Sertifikat dan surat-surat penting lainnya akan mempunyai nilai tinggi sekali di mata hukum, jika akurasi isinya dijamin benar.

1.2    Permasalahan

1.      Apa pengertian  administrasi kesiswaan?

2.      Apa tujuan administrasi kesiswaan?

3.      Apa fungsi administrasi kesiswaan?

4.      Bagaimana bentuk administrasi kesiswaan?

BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Administrasi Kesiswaan

Administrasi kesiswaan merupakan usaha dan kegiatan yang meliputi pengaturan tentang administrasi yang berkaitan dengan siswa dalam upaya mengembangkan potensi siswa. Administrasi Kesiswaan berhubungan dengan Tata Usaha dalam penyimpanan data-data siswa.
Penyimpanan data tersebut harus ditangani oleh satu orang saja, jika ditangani oleh beberapa orang maka akan mempersulit dalam pencariannya. Administrasi[1] murid dibagi dalam berbagai file, diantaranya:

a. Buku Induk
Buku Induk berisi tentang data pribadi siswa yang meliputi : nama siswa, nama orang tua, tempat tanggal lahir, alamat siswa, alamat orang tua, dll yang meliputi tentang siswa itu sendiri.

b. Presensi Siswa

Berisi tentang kehadiran siswa setiap hari selama 1 bulan dan setelah itu direkap sebagai laporan kepada wali kelas.

c. Jurnal Kelas
Berisi tentang kegiatan proses belajar mengajar dalam kelas perjam pelajaran.

d. Laporan Hasil Nilai Siswa
Berisi tentang hasil nilai yang telah dilaksanakan dalam 1 semester oleh siswa.

Dilihat dari kegiatan administrasi tersebut sangat penting administrasi bagi sekolah khususnya sekolah dasar, menengah dan atas. Khusus dalam bidang adminitrasi kesiswaan. Kepala sekolah selaku koordinator pelaksana administrasi kesiswaan bertanggung jawab penuh atas terlaksananya kegiatan keadministrasian tersebut, diantaranya yaitu kegiatan :

1. Penerimaan siswa baru.

2. Pengelompokan siswa.

3. Kehadiran dan ketidak hadiran siswa di sekolah.

4. Penilaian kemajuan siswa.

5. Laporan kemajuan siswa.

6. Naik tidaknya siswa.

7. Bimbingan kepada siswa.

8. Pelayanan kesehatan siswa.

9. Mutasi siswa.

Data dan informasi yang menggambarkan pertumbuhan dan perkembangan siswa baik perorangan maupun kelompok perlu dihimpun, dicatat dan diperlihara secara cermat dan teratur, sejak pertama kali siswa terdaftar di sekolah sampai siswa tersebut tamat sekolah.
Rangkaian kegiatan menghimpun, mencatat dan memelihara data informasi mengenai siswa termasuk dalam bidang pelayanan ketata-usahaan sekolah. Rangkaian kegiatan ini tidak selamanya dikerjakan kepala sekolah tetapi ia melimpahkan sebagian pekerjaan ketata-usahaan kepada guru dan pegawai tata usaha.

2.2 Tujuan Administrasi Kesiswaan

Tujuan administrasi kesiswaan adalah mengatur kegiatan-kegiatan peserta didik dari mulai masuk sampai lulus sekolah. Pengaturan kegiatan peserta didik tersebut diarahkan pada peningkatan mutu kegiatan belajar mengajar baik intra maupun ekstrakurikuler, sehingga memberikan kontribusi bagi pencapaian visi, misi, dan tujuan sekolah serta tujuan pendidikan secara keseluruhan.

1.      Mengetahui data siswa

2.      Mengetahui potensi siswa

3.      Mengetahui, membina dan mengembangkan kemampuan siswa

A.    Administrasi kesiswaan meliputi hal-hal berikut ini:

1.      Penerimaan Siswa Baru

2.      Mutasi Siswa

3.      Penatalaksanaan Kesiswaan

4.      Penatalaksanaan Kesiswaan Meliputi Hal-Hal Berikut Ini :

a.       Buku Induk[2]

b.      Buku Klaper[3]

c.       Buku Hadir Siswa

d.      Buku Agenda Kelas

5.      Buku Nilai

a.       Buku Nilai Mata Pelajaran

b.      Buku Nilai Pribadi Siswa

6.      Daftar Keadaan Siswa

7.      Laporan Kenaikan Kelas

8.      Daftar Calon Peserta Ujian Akhir

9.       

2.3 Fungsi Administrasi Kesiswaan

Kegiatan bidang administrasi kesiswaan yang dilakukan dalam tata usaha berfungsi sebagai proses  pencatatan dalam penerimaan siswa baru dan  sebagai bukti dokumentasi data siswa dengan berbagai data kegiatannya dan pembuatan serta penyampaian laporannya.
Dengan melihat pada proses memasuki sekolah sampai siswa meninggalkannya, terdapat enam kelompok pengadministrasian, yaitu penerimaan siswa baru, pendataan siswa, laporan keadaan siswa, pencatatan prestasi, promosi dan mutasi, kenaikan dan penjurusan, serta kelulusan.

1.      Penerimaam Siswa Baru

Khusus mengenai perencanaaan penerimaan siswa[4] akan langsung berhubungan dengan proses penerimaan dan proses pencatatan atau dokumentasi data pribadi, aspek-aspek yang berkaitan dengan kemampuan akademik siswa dan aspek-aspek lain yang diperlukan dalam hal kurikuler maupun non-kurikuler.

2.      Pendataan Siswa

Data siswa terdiri dari data yang bersifat tetap dan data yang dapat berkembang. Data-data tersebut diperoleh dari formulir pendaftaran yang sudah diisi. Data-data tersebut harus dihimpun dalam buku induk sebagai usaha pendataan yang bersifat kolektif dari sejak siswa pertama yang diterima di sekolah tersebut. Komponen-komponen dalam buku induk meliputi keterangan tentang pribadi, tempat tinggal, kesehatan, latar belakang pendidikan, orang tua kandung, wali, kegemaran, kehadiran, perkembangan di sekolah, mutasi, akhir pendidikan, dan nilai rapor dan STTB . Oleh karena banyaknya data yang harus ditampung, maka diperlukan buku pembantu atau Buku Nomor Urut Siswa yang hanya memuat catatan pokok, yakni tercatat semua siswa yang pernah belajar di sekolah tersebut baik yang tamat maupun berhenti atau pindah dan drop out.

3.      Laporan Keadaan Siswa

Laporan merupakan salah satu bentuk dokumentasi data tentang keadaan siswa. Setiap kepala sekolah berkewajiban menyampaikan laporan mengenai keadaan siswa di sekolahnya masing-masing. Laporan tentang data keseluruhan siswa disampaikan sekurang-kurangnya setahun sekali dalam bentuk data kuantitatif dalam laporan berupa tabel. Di samping laporan keadaan siswa secara keseluruhan, pada awal tahun ajaran setelah penerimaan siswa, kepala sekolah berkewajiban membuat dan menyampaikan laporan penerimaan siswa baru.

Di samping itu sekolah mempunyai tanggung jawab yang besar terhadap usaha mengembangkan kemajuan belajar siswa-siswanya. Kemajuan belajar ini secara periodik harus dilaporkan terutama kepada orang tua siswa.

4.      Pencatatan Prestasi Belajar

Pencatatan prestasi belajar merupakan pencatatan untuk seluruh sekolah, masing-masing kelas, dan ada yang untuk siswa sebagai perseorangan. Beberapa yang termasuk catatan prestasi belajar antara lain:

a) Buku daftar nilai[5]

b) Buku legger[6]

c) Buku rapor, merupakan buku yang memuat laporan hasil belajar siswa selama mengikuti pelajaran di suatu sekolah.

5.      Kenaikan Kelas

Kenaikan kelas adalah perpindahan siswa dari suatu kelas ke kelas lainnya yang lebih tinggi setelah memenuhi persyaratan-persyaratan tertentu. Kenaikan kelas dilaksanakan dengan berpedoman kepada norma-norma kenaikan kelas yang ditetapkan bersama antara semua guru dan kepala sekolah dalam rapat kenaikan kelas. Keputusan kenaikan kelas ini hendaknya diambil dari landasan yang mewakili sosok siswa secara utuh, baik ditinjau dari ranah kognitif, afektif, maupun psikomotornya.

6.      Kenaikan dan Penjuruan

Seorang murid dikatakan naik kelas apabila telah berhasil menyelesaikan standar kompetensi pembelajaran yang telah ditetapkan pada sekolah tertentu. Murid yang belum memenuhi kriteria ketuntasan minimal dapat mengikuti remedial sesuai dengan ketentuan sekolah, apakah remedial dilaksanakan diakhir ujian kompetensi, dan disela-sela pembelajaran kompetensi selanjutnya. Ataupun mengulang kembali dikelas awal (tidak naik kelas).

Petunjuk penjurusan dikeluarkan oleh Menteri pendidikan dan kebudayaan dan berlaku untuk seluruh Indonesia. Kantor Wilayah Departemen Pendidikan dan kebudayaan hanya membuat petunjuk pelaksanaannya saja. Hal-hal yang dipedomankan dari pusat mengenai penjurusan antara lain persyaratan penentuan murid dimasukkan kedalam jurusan-jurusan tertentu yaitu dengan memperhatikan faktor-faktor berikut[7]

7.      Kelulusan

Apabila siswa telah menamatkan (selesai dan lulus) semua mata pelajaran atau telah menempuh kurikulum sekolah dengan memuaskan, maka siswa berhak mendapatkan surat tanda tamat belajar dari kepala sekolah. Dalam hal yang demikian, siswa sudah tidak mempunyai hak lagi untuk tetap tinggal di sekolah yang bersangkutan karena dianggap telah menguasai semua mata pelajaran atau kurikulum sekolah.

2.4 Bentuk Administrasi Kesiswaan

Pengelolaan data kesiswaan merupakan salah satu hal yang penting dalam suatu lembaga pendidikan dan tidak dapat ditinggalkan. Pada intinya ada 3 macam data yang perlu dikelola, yaitu data tentang identitas murid, hasil belajar murid, dan kehadiran murid[8]

Data administrasi kesiswaan tidak hanya berguna sewaktu siswa tersebut masih di sekolah, tetapi juga bermanfaat jika siswa tersebut sudah lulus dari lembaga pendidikan yang siswa tersebut yang ikuti.

Berikut ini merupakan contoh-contoh format data tentang siswa atau murid:

a.       Contoh format Identitas Tentang Siswa[9]

1       

Pas Foto 3 x 4

Nama Siswa                                  : ...............................................................

2        Jenis Kelamin                                : ...............................................................

3        Tempat, tgl. Lahir                          : ...............................................................

4        Warga Negara                               : ...............................................................

5        Anak ke                                         : ...............................................................

6        Alamat                                           : ...............................................................

7        Asal Sekolah                                 : ...............................................................

8        Diterima                                       

a).    Tanggal                                   : ...............................................................

b).    Di Kelas                                 : ...............................................................

9        Orang Tua/Wali Murid                 

a).    Nama                                      : ...............................................................

b).    Pendidikan                             : ...............................................................

c).    Pekerjaan                                : ...............................................................

d).   Alamat                                    : ...............................................................

10    Penghargaan yang diterima siswa : ...............................................................

11    Data anekdot[10]                              : ...............................................................

12    Keluar                                           

a).    Tanggal                                   : ...............................................................

b).    Pada Kelas                             : ...............................................................

c).    Alasan                                    : ...............................................................

13    Kelulusan                                     

a).    Tanggal                                   : ...............................................................

b).    STTB Nomor                          : ...............................................................

c).    Melanjutkan ke                       : ...............................................................

14    Perpindahan                                 

a).    Pindah ke                               : ...............................................................

b).    Di kelas                                  : ...............................................................

c).    Tinggal                                   : ...............................................................

15    Keterangan lainnya                       : ...............................................................

                                                      : ...............................................................

Data tersebut harus disimpan oleh sekolah dengan sebaik-baiknya dan berfungsi sebagai arsif dan dokumentasi yang sewaktu-waktu dapat di gunakan kembali untuk keperluan tertentu.

Ada beberapa cara untuk menyimpan tentang identitas dan hasil belajar siswa sebaiknya tidak terpisah, karena merupakan satu kesatuan. Penyimpanan data itu dapat dilakukan dengan menggunakan sistem buku induk.

a).    Apabila menggunakan sistem kartu sebaiknya menggunakan sehelai kartu untuk setiap siswa. Untuk memudahkan penyusunan sebaiknya gunakan bahan kertas manila, dengan warna berbeda untuk setiap kelas (angkatan). Bagian depan kartu dengan data identitas siswa,sehingga mudah ditemukan

b).    Apabila menggunakan buku induk, sebaiknya menggunakan buku folio, lembar muka sebelah kiri untuk data tentang identitas siswa dan lembar muka sebelah kanan untuk data hasil belajar siswa[11].

BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Administrasi kesiswaan merupakan usaha dan kegiatan yang meliputi pengaturan tentang administrasi yang berkaitan dengan siswa dalam upaya mengembangkan potensi siswa.Adapun Tujuan Administrasi Kesiswaan untuk mengetahui data siswa, mengetahui potensi siswa, mengetahui, membina dan mengembangkan kemampuan siswa kemudian Meliputi Penerimaan Siswa Baru, Mutasi Siswa, Penatalaksanaan Kesiswaan.

Tugas administrasi terkadang begitu rumit sehingga tanpa ketelitian dan kehati-hatian seorang administrasi akan tergelincir dan melakukan tindakan kecurangan tanpa di sadari.
Maka dari itu etika berperan sebagai pedoman untuk berprilaku yang baik dan benar. Dengan adanya etika dan petunjuk dalam administarsi diharapkan semua dapat berperan yang baik dalam tugas dan tanggung jawab melayani publik/masyarakat, yaitu bekerja dengan hati nurani dan sesuai tufoksinya.

DAFTAR KEPUSTAKAAN

Burhanuddin, Yusak, Drs, Administrasi Pendidikan. Bandung: CV Pustaka Setia, 1998

Daryanto, H.M. Drs., Administrasi Pendidikan. Jakarta: PT Rineka Cipta

Makalah Pada MK Administrasi dan Suvervisi Pendidikan,Oleh Eko Setiawan Saputra dan Fadlun Dwi Hartanto, semester II fak. Tarbiyah-PAI UIN-SUSKA-Riau 2011

http://www.google.com

http://tutorq.blogspot.com

http://abuzidan12.blogspot.com/feeds

---

[1] Kata “Administrasi” berasal dari bahasa latin yang terdiri atas kata ad dan ministrare. Kata ad mempunyai arti yang sama dengan kata to dalam Bahasa Inggris, yang berarti “ke” atau “kepada”. Dan ministrare sama dengan to save atau to conduct yang berarti “melayani”, “membantu”, atau “mengarahkan”. Dalam Bahasa Inggris to administer berarti pula “mengatur” , “memelihara” (to look after), dan mengarahkan. Jadi pengertian Administrasi adalah usaha dan kegiatan yang meliputi penetapan tujuan serta penetapan cara-cara pemerintahan, atau kegiatan kantor dan tata usaha.atau segenap proses pengarahan dan pengintegrasian segala sesuatu, baik personal, spiritual maupun material yang bersangkut paut dengan pencapaian tujuan. Lihat makalah pada MK Administrasi dan Suvervisi Pendidikan,Oleh Eko Setiawan Saputra dan Fadlun Dwi Hartanto, semester II fak. Tarbiyah-PAI UIN-SUSKA-Riau 2011.hal. 4

[2] Buku induk adalah berisi tentang data pribadi siswa yang meliputi : nama siswa, nama orang tua, tempat tanggal lahir, alamat siswa, alamat orang tua, dll yang meliputi tentang siswa itu sendiri

[3] Buku Klaper adalah buku untuk memudahkan mencari data murid, apalagi belum diketahui nomor induknya. Hal ini mudah ditemukan dalam buku klaper karena nama murid disusun menurut abjad.

[4] Perencanaan penerimaan siswa harus berhubungan dengan Aspek kualitatif menyangkut masalah prestasi dan kepribadian siswa yang mengharuskan dilakukannya seleksi melalui berbagai bentuk tes juga aspek kuantitatif menyangkut pada penentuan jumlah siswa yang akan diterima berdasarkan kemampuan menyelenggarakan proses pendidikan yang bersifat kurikuler dan ekstrakurikuler yang berdaya guna.

[5] Buku daftar nilai adalah buku tempat mencatat nilai hasil belajar secara langsung dari kertas pekerjaan, ditangani guru mata pelajaran yang bersangkutan, dan memuat nilai semua siswa.

[6] Buku legger adalah buku berisi kumpulan nilai untuk semua bidang studi yang diajarkan di sekolah dalam satu periode.

[7] Potensi murid, yaitu dilihat dari prestasi belajar ataupun tes bakat, Minat murid, dan Daya tampung untuk setiap jurusan sekolah yang bersangkutan Dalam hal ini, Kanwil Depdikbud menentukan atau mengatur pelaksanaan tes bakat jika sekolah mengalami kesulitan dalam hal tersebut.

[8] Drs Yusak Burhanuddin, Administrasi Pendidikan,(Bandung:Pustaka Setia 1998), hal. 85.

[9] Drs. H.M. Daryanto, Administrasi Pendidikan.(Jakarta: PT Rineka Cipta), hal. 63-64

[10] Data anekdot adalah catatan hasil observasi yang menggambarkan tingkah laku siswa.

[11] Penulisan data siswa diatur menurut urutan nomor induknya. Pencarian data siswa pada buku induk lebih sukar dibandingkan dengan menggunakan kartu siswa. Untuk itu dapat digunakan buku klaper, dan menyusun siswa yang namanya dimulai dengan huruf sama menjadi satu, lihat Drs Yusak Burhanuddin, Administrasi Pendidikan,(Bandung:Pustaka Setia 1998), hal. 87-88